市民会議の会議録は下記の要綱に従って毎回作成されますが、作成に当たっては要綱第3第1項3号の「会議内容の要点記録」という形を取ることになりました。なお、本サイトでご紹介する会議録は西東京市側が作成した要綱を整形し直したものです。公式の会議録については、市庁舎の閲覧コーナーか市のウェブサイトをご覧下さい。ただし、ウェブサイトでの公開は予定です。

■附属機関等の会議録作成に関する要綱

第1　趣旨
この要綱は、附属機関等の会議録を公表することにより、市政運営への幅広い市民参加の機会を確保するため、会議録の標準的な作成方法等について定めるものとする。

第2　会議録の作成対象とする会議
会議録の作成対象とする会議は、次のとおりとする。
(1)地方自治法(昭和22年法律第67号)第138条の4の規定に基づき設置する附属機関の会議
(2)市の政策立案、施策の運営等について意見交換、提言等を行うため、要綱等により設置する懇談会、協議会等(職員のみを構成員とするもの又はもっぱら連絡調整、普及啓発のみを目的として設置するものを除く。)の会議

第3　会議録作成の基本方針
第2に定める会議の所管課長(以下「所管課長」という。)は、次に定める会議録の作成方法の中から、会議内容等に応じ適切な方法を選択するものとする。
(1)全文記録
(2)発言者の発言内容ごとの要点記録
(3)会議内容の要点記録
2　所管課長は、前項の選択をするときは、あらかじめ当該附属機関等の委員に諮るものとする。

第4　会議録の記載事項
会議録には、次の各号に定める事項を記載するものとする。
(1)会議の名称
(2)開催日時
(3)開催場所
(4)出席者
(5)議題
(6)会議資料
(7)会議内容
2　会議内容には、発言者名を記載するものとする。ただし、率直な意見の交換や意思決定の中立性を確保するため、当該附属機関等の過半数の委員によって決した場合には、この限りでない。

第5　会議録の標準様式
会議録は、別記様式により作成するものとする。ただし、会議の種類に応じて、適宜変更できるものとする。

第6　資料の添付
会議資料があるときは、これを会議録に添付するものとする。

第7　会議録の公開等
所管課長は、会議録を整備保管するとともに、情報公開コーナーに据え置く等広く市民の閲覧に供するよう努めるものとする。
2　所管課長は、会議録に西東京市情報公開条例(平成13年西東京市条例第12号)第7条に定める不開示情報が記録されている場合には、その部分を削除し、又は他の記号に置換して公開するものとする。

第8　事前公表
会議の開催にあたっては、開催日時、開催場所、議題等を事前に公表するよう努めるものとする。

附　則
この要綱は、平成13年8月1日から施行する。