以下は市民会議の運営に当たって、市と市民会議とが結んだ協定書です。市提出の原案を市民会議の二つの部会で検討した結果です。検討の過程は会議録をご覧下さい。

なお、本協定書は2001年10月17日に市民会議と市長との間で協定の締結が行われました。

■西東京市まちづくり市民会議の運営に関する協定書

西東京市まちづくり市民会議(以下「市民会議」といいます。)は、新しいまちづくりに関する課題について、市民の視点から意見を述べ、提案を行うため、西東京市まちづくり市民会議の運営に関する協定書(以下「協定書」といいます。)を次のとおり西東京市(以下「市」といいます。)と結びます。

第1　目的

この協定書は、市民会議の運営に当たり、市民会議と市との関係や役割分担、相互協力の内容について定めることを目的とします。

第2　組織

組織として、市民会議に次の部会を置きます。
(1) 市民との協働によるまちづくり部会
(2) 環境と共生するまちづくり部会

第3　検討内容

部会における検討内容は次のとおりとします。
(1) 市民との協働によるまちづくり部会は、平成14年1月を目途に(仮称)市民参加条例案を作成し、市長に提言します。
(2) 市民との協働によるまちづくり部会は、平成14年3月を目途にNPO・ボランティアとの協働に関する指針の基本的な考え方について検討し、市長に報告します。
(3) 環境と共生するまちづくり部会は、平成14年1月を目途に(仮称)環境基本条例案を作成し、市長に提言します。

第4　市民会議の運営に関する原則

意見の集約にあたっては、部会の全員の合意を原則とします。ただし、可否決定が必要な場合等やむを得ない場合には、出席者の過半数の賛成をもって結論とします。
2　前項にかかわらず、可否同数の場合及び複数の選択肢がある場合には、これを併記するものとします。　
3　部会の開催日時、場所等については、委員の都合をあらかじめ確認の上、座長が決定するものとします。

第5　市民会議及び会議情報の公開

市民会議は、全て公開を原則とします。
2　市民会議は、会議情報の公開にあたっては、個人のプライバシーに関わる情報の保護について十分に配慮するものとします。

第6　市民会議の責務

市民会議の運営にあたっては、次のルールに従い、自由活発な議論を行います。
(1) 市民会議は、自立した組織として、自主的な会議運営を行います。
(2) 市民会議は、委員相互の自由な発言を尊重するとともに、発言者の公平性に配慮します。
(3) 意見の集約にあたっては、実現可能な提言づくりを目指します。
(4) 意見の集約にあたっては、幅広い市民の意見の反映に努めるものとします。

第7　市の役割

市は、資料を事前に準備する等、市民会議の自発的かつ効率的な運営を支援するものとします。

第8　市の責務

市は、市民会議が作成した提言内容を最大限に尊重し、条例案に反映させるとともに、反映されない部分があるときは、その理由を市民会議に説明し、理解を求めます。

第9　意見調整

市民会議と市とは、円滑な会議運営を図るため、お互いの立場を理解、尊重して両者の協働により協議を進め、条例案を事前に市民会議に提示する等、意見調整を重ねながら、より高い成果を目指します。

第10　協定の有効期限

本協定の有効期限は、平成13年度末までとします。

第11　その他

その他、市民会議の運営にあたって、新たなルールが必要になった場合には、市民会議と市とが合意の上、本協定に加えるものとします。